Så går det till att fatta beslut

Ärendet initieras

Ett ärende kan vara en skrivelse från en myndighet, privatperson, tjänsteperson eller annan nämnd inom kommunen.

Om en invånare hör av sig till kommunen med till exempel en ansökan så initieras ett ärende. Handlingarna som tillhör ärendet samt relevanta utredningar för att kunna besluta i frågan samlas på ett ställe och förses med ett gemensamt nummer, så kallat diarienummer. Diarium är namnet på det register som förs över alla handlingar som kommer in till kommunen. Handlingarna som finns registrerade i diariet är i allmänhet offentliga och kan begäras ut. Ärenden kan även initieras genom att de politikiska instanserna ger förvaltningen uppdrag.

Vem som beslutar i ärendet

Beroende på ärendets karaktär kan ibland en anställd tjänsteperson ta beslut, i andra fall måste ärendet behandlas av en nämnd. I stora frågor, som till exempel principfrågor eller frågor av stor ekonomisk vikt är det kommunfullmäktige som bestämmer. Det är kommunallagen, nämndernas och kommunstyrelsens reglementen och delegationsordningar som styr vem som ska besluta om vad.

Inhämta yttrande

Ibland är det viktigt att inhämta synpunkter från flera instanser innan ett beslut kan fattas. På så sätt kan flera aspekter av ärendet vägas mot varandra. Det kallas att ärendet skickas på remiss för att inhämta ett yttrande.

Handläggning

Handläggning innebär att en tjänsteperson sammanställer relevant information (lagar, politiska riktlinjer, ekonomiska förutsättningar och så vidare) och utifrån denna antingen själv fattar ett beslut eller lämnar sitt förslag till den beslutande politiska instansen.

Sammanträde

Om en nämnd ska besluta i ett ärende skickas alla handlingar i ärendet ut tillsammans med kallelsen till sammanträdet. På så sätt får ledamöterna möjlighet att läsa in sig och ta ställning till de olika aspekterna som framkommit under handläggningen. När ärendet behandlas lägger ledamöterna fram sina förslag på hur nämnden ska besluta. Om det finns flera förslag vinner det som får flest röster.

Om det är kommunfullmäktige som ska fatta det slutgiltiga beslutet ska alltid kommunstyrelsen först lämna sitt förslag. Det innebär att det kan krävas flera sammanträden innan det slutgiltiga beslutet är fattat. Detta kan låta ineffektivt, men är ett sätt att säkerställa att beslutet är väl förankrat och fattas i god demokratisk ordning.